Digitale signage software

Wat is digitale signage software? Alles wat je moet weten

Digitale schermen zijn niet meer weg te denken uit winkels, restaurants, kantoren en andere organisaties. Waar bedrijven vroeger afhankelijk waren van posters, flyers en andere geprinte communicatie, wordt informatie steeds vaker via digitale schermen weergegeven.

Maar een scherm ophangen is pas het begin. Om content eenvoudig te beheren, op het juiste moment te tonen en meerdere schermen centraal aan te sturen, heb je digital signage software nodig.

In deze blog leggen we uit wat digitale signage software is, hoe het werkt, welke voordelen het biedt en hoe organisaties het in de praktijk gebruiken.

Wat is digitale signage software?

Digitale signage software is een platform waarmee je content op digitale schermen kunt beheren, plannen en publiceren. Denk aan afbeeldingen, video's, presentaties, menu's, dashboards, nieuws, social media en andere vormen van communicatie.

Bij moderne oplossingen gebeurt dit volledig vanuit de cloud. Je logt in via een browser, kiest het scherm of de locatie waarop je content wilt tonen en publiceert de wijzigingen. De aangesloten schermen ontvangen deze content automatisch.

Daardoor kun je zowel één scherm als honderden of duizenden schermen vanuit één centrale omgeving beheren.

Het grote verschil met traditionele communicatie is de flexibiliteit. Een poster moet worden geprint en fysiek worden vervangen. Digitale content kun je op ieder moment aanpassen en vrijwel direct op het scherm tonen.

Waarom gebruiken bedrijven digital signage?

Organisaties communiceren voortdurend met klanten, bezoekers, medewerkers en andere doelgroepen. Die informatie verandert regelmatig. Een aanbieding loopt af, een menu verandert, een vergadering begint of een belangrijke mededeling moet direct worden gedeeld.

Met digitale signage kun je dergelijke wijzigingen direct doorvoeren.

Belangrijke voordelen zijn:

• Realtime publiceren: wijzigingen zijn vrijwel direct zichtbaar.

• Centraal beheer: beheer alle schermen vanuit één dashboard.

• Tijdsbesparing: geen posters printen en handmatig vervangen.

• Professionele uitstraling: presenteer informatie op een moderne en consistente manier.

• Automatische planning: bepaal vooraf wanneer bepaalde content wordt getoond.

• Meerdere locaties: stuur specifieke content naar verschillende vestigingen.

• Integraties: combineer schermen met bijvoorbeeld agenda's, dashboards, nieuwsbronnen of andere systemen.

Digital signage is daarmee niet alleen een alternatief voor een poster. Het wordt steeds meer een centraal communicatiekanaal binnen een organisatie.

Hoe werkt digital signage software?

Hoewel verschillende platforms hun eigen functies hebben, bestaat een digital signage-oplossing meestal uit drie belangrijke onderdelen: contentbeheer, planning en weergave.

1. Content beheren

Via het dashboard voeg je content toe die je op je schermen wilt tonen. Dat kunnen bijvoorbeeld afbeeldingen, video's, PDF-bestanden of presentaties zijn.

Vervolgens kun je deze content combineren in playlists. Zo bepaal je welke slides achter elkaar worden weergegeven en in welke volgorde.

Je kunt content bovendien organiseren per locatie, afdeling, scherm of campagne. Hierdoor blijft het overzichtelijk, ook wanneer je organisatie groeit.

2. Content plannen

Niet iedere boodschap hoeft de hele dag zichtbaar te zijn.

Met planning kun je bepalen wanneer bepaalde content wordt afgespeeld. Een restaurant kan bijvoorbeeld overdag een lunchmenu tonen en 's avonds automatisch overschakelen naar het diner. Een winkel kan een tijdelijke aanbieding vooraf inplannen.

Planning kan plaatsvinden op basis van bijvoorbeeld:

• Datum

• Tijd

• Locatie

• Campagne

• Gebeurtenis

Daardoor kunnen schermen grotendeels automatisch hun content afhandelen.

3. Content weergeven

Op de locatie staat een scherm dat verbinding maakt met het digital signage-platform. Zodra je vanuit het dashboard content wijzigt, synchroniseert het scherm automatisch.

Hierdoor hoef je niet naar iedere locatie toe om een scherm aan te passen. Het beheer gebeurt centraal, terwijl de content lokaal wordt weergegeven.

Waarom kiezen voor cloud digital signage?

Traditionele signage-oplossingen vereisten regelmatig lokale hardware, servers of ingewikkelde installaties. Moderne cloudplatforms maken dat een stuk eenvoudiger.

Met cloud digital signage staat de software centraal online. Je hebt daardoor vanaf vrijwel iedere locatie toegang tot je beheeromgeving.

Dat biedt onder andere:

• Geen lokale server nodig

• Automatische software-updates

• Centraal beheer

• Eenvoudige schaalbaarheid

• Toegang via een browser

• Minder technisch beheer

Een organisatie kan daardoor beginnen met één scherm en later uitbreiden naar meerdere locaties zonder het volledige systeem opnieuw in te richten.

De rol van AI in digital signage

AI verandert ook de manier waarop bedrijven content voor digitale schermen maken.

Waar het maken van professionele content vroeger tijd en ontwerpkennis vereiste, kunnen AI-functionaliteiten helpen om sneller nieuwe content te creëren.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Marketingcampagnes

• Promoties

• Digitale menu's

• Presentaties

• Informatieve slides

• Social media content

• Afbeeldingen

• Tekstvariaties en vertalingen

AI kan bovendien helpen om bestaande content te verbeteren. Teksten kunnen bijvoorbeeld worden herschreven, vertaald of aangepast aan een specifieke doelgroep.

Hierdoor wordt digital signage niet alleen een systeem om content te verspreiden, maar steeds meer een hulpmiddel om content te maken én te beheren.

Waar wordt digital signage gebruikt?

Digital signage kan in vrijwel iedere omgeving worden toegepast waarin informatie zichtbaar moet worden gemaakt.

Retail

Winkels gebruiken digitale schermen onder andere voor aanbiedingen, productinformatie, campagnes en prijscommunicatie.

Een groot voordeel is dat promoties snel kunnen worden aangepast. Een nieuwe campagne hoeft niet eerst te worden geprint en naar iedere winkel te worden verzonden.

Horeca

Restaurants, cafés en andere horecagelegenheden gebruiken schermen bijvoorbeeld als digitale menuborden.

Menu's kunnen automatisch veranderen gedurende de dag. Daarnaast kunnen schermen worden gebruikt voor dagaanbiedingen, wachttijden, promoties en andere informatie.

Kantoren

Binnen kantoren kunnen schermen worden ingezet voor interne communicatie.

Denk aan KPI-dashboards, bedrijfsnieuws, agenda's, vergaderinformatie, bezoekersinformatie en belangrijke mededelingen.

Zorg

In de zorg kunnen digitale schermen bezoekers en patiënten helpen met actuele informatie.

Voorbeelden zijn wachtruimte-informatie, routebegeleiding, openingstijden en algemene mededelingen.

Onderwijs

Schermen binnen scholen en onderwijsinstellingen kunnen worden gebruikt voor roosters, lokaalwijzigingen, evenementen en belangrijke mededelingen.

Omdat informatie snel kan veranderen, is digitale communicatie hier bijzonder geschikt.

Welke content kun je tonen?

Een van de grootste voordelen van digital signage is de hoeveelheid verschillende content die je kunt combineren.

Afhankelijk van de software kun je bijvoorbeeld tonen:

• Video's

• Afbeeldingen

• PowerPoint-presentaties

• PDF's

• Nieuws

• RSS-feeds

• Weersinformatie

• Agenda's

• Dashboards

• Social media

• QR-codes

• Widgets

• Webpagina's

Hierdoor hoeft een scherm niet beperkt te blijven tot één type communicatie. Je kunt verschillende informatiebronnen combineren in één dynamische presentatie.

Digital signage voor meerdere locaties

Digital signage wordt vooral interessant wanneer een organisatie meerdere vestigingen heeft.

Stel dat een winkelketen honderd locaties heeft. Met traditionele communicatie moet een nieuwe poster naar iedere vestiging worden verspreid. Met een centraal digital signage-platform kan dezelfde campagne in één keer naar alle schermen worden gestuurd.

Tegelijkertijd kunnen locaties hun eigen content behouden.

Een hoofdkantoor kan bijvoorbeeld een algemene campagne publiceren naar alle vestigingen, terwijl iedere winkel daarnaast eigen lokale aanbiedingen toont.

Zo combineer je centrale controle met lokale flexibiliteit.

Van print naar digitale communicatie

De overstap van print naar digitale schermen gaat niet alleen over een modernere uitstraling. Het verandert vooral de manier waarop organisaties communiceren.

Een geprinte poster is statisch. Zodra de informatie verandert, moet er een nieuwe versie worden gemaakt en opgehangen.

Digitale signage maakt communicatie dynamisch.

Een aanbieding kan 's ochtends worden getoond en automatisch verdwijnen wanneer de actie voorbij is. Een restaurant kan gedurende de dag verschillende menu's tonen. Een kantoor kan actuele informatie rechtstreeks uit een dashboard weergeven.

Dat maakt digitale communicatie sneller, flexibeler en efficiënter.

Digital signage is meer dan een scherm

Een digital signage-oplossing bestaat uiteindelijk uit meer dan alleen een televisie of display. Het scherm is slechts het zichtbare onderdeel.

De software erachter zorgt ervoor dat content wordt gemaakt, beheerd, gepland, gesynchroniseerd en uiteindelijk op het juiste moment op het juiste scherm verschijnt.

Met moderne cloudplatforms en AI-functionaliteiten wordt dat proces steeds eenvoudiger. Daardoor kunnen organisaties professionele digitale communicatie inzetten zonder dat daar uitgebreide technische kennis voor nodig is.

Van één scherm tot honderden locaties: digital signage software maakt het mogelijk om digitale communicatie centraal te beheren en tegelijkertijd flexibel in te zetten.